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【明日から使えるノウハウ】時間術③業務の所要時間を把握する

時間術の3回目のテーマは、「業務の所要時間を把握する」です。

例えば、5000字の原稿を書くという業務があったとしましょう。

だいたい2時間くらいかなと見積もって、9:00-11:00に実施しようと計画を立てたとします。

果たしてそれで充分でしょうか。

「原稿を書く」にもいろいろな工程があります。

例えば、少し分割して1000文字の原稿を書くとしましょう。

でも、一発で完全なものは書けませんので、業務をさらに細かくし、それぞれにどの程度の時間がかかるのかを知ることが必要です。

例えばこんな感じに

・書く内容を箇条書きする 5分
・実際に文章を書く 15分
・プリントアウトしてチェックする 5分
・チェックした内容を修正する 5分

と工程に分けます。

そうすると、トータルで30分かかる、ということが分かりますね。

5000万字となるとその5倍ですから、2時間半です。

それでも、すべてが計画どおりにはいきませんのでゆとりをもって3時間。

そうすると同じ3時間の見積もりでも、より詳しくなりましたよね。

このように分割してそれぞれの工程の所要時間を把握していれば、もし3時間で終わらなかった場合も、どの部分で時間がかかったのかを把握できるので、次の対策も打てます。

また、今日は1時間しか取れないというのであれば、2500字まで完成できる、と言えますよね。

感覚で実施していることも、このように業務の所要時間を把握することで、時間を効率よく管理することができます。

頭の中だと整理できないので、まずは、自身の業務を書き出して、客観視してみてください。

いかがでしたでしょうか。

効果が期待できると思いますので、是非お試しください。