内部通報制度とは?
社内における、法令違反や不正行為(売上金の着服・食材や備品の持ち帰り・サービス残業など)は、放っておくと周りの仲間や会社そのものに大きなダメージを与えます。内部通報制度とは、このような状況を知った方が窓口に直接通報できる制度です。
今回は、内部監査室のおふたりに業務に対する熱い想いを語っていただきました。

内部通報が少ない=良い会社とは限らない

画像1: 幾見 志穂

幾見 志穂

トリドールにおける内部通報数は他社と比べて少ないと思うのですが、これはポジティブにとらえてよいのでしょうか? 

画像1: 川真田 理乃

川真田 理乃

数が少ないから良い、ということではないのです。
言いたくても言えない従業員がいたり、明るみに出ていないだけで多くの問題を抱えている場合もあります。

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安心して通報できる環境を整備するためにできること。

内部監査室 内部統制課 / 川真田 理乃
2019年11月入社。前職では海外経験を活かし、海外ネットワーク回線構築PJにてPMO業務に従事。現在は内部統制課に所属し、主に親会社や子会社の内部統制の有効性評価を行っている。その他、内部通報制度の啓蒙・周知活動、社内のコンプライアンス意識向上を目的に内部監査室新聞の発行に取り組んでいる。
社員食堂31cafeヘビーユーザー。

画像1: 横須賀 重太

横須賀 重太

内部通報は、子会社や海外のグループ企業の従業員も利用できるのですが、特にグループ企業にはまだまだ定着していません。相談してみたいけれど、実態が分からず一歩を踏み出せない方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

画像2: 内部通報ってばれないの?
安心して通報できる環境を整備するためにできること。

内部監査室 内部統制課 / 横須賀 重太
2019年2月入社。前職の外資系製造業では経理、総務等の管理部門の業務を幅広く経験。入社後は
トリドールホールディングスの部門監査や子会社の監査に携わる。現在は内部統制課に所属しホールディングスや国内外の子会社の決算財務評価を主に担当している。昨年より同部署の川真田さんとチームを組み、従業員の内部通報へのハードルを下げるべく内部通報制度の啓蒙と周知に注力している。

画像2: 幾見 志穂

幾見 志穂

確かに、内部通報と聞くと何となくハードルが高いというか…勇気がいる印象があります。

画像2: 横須賀 重太

横須賀 重太

そうですよね。しかし、電話=即通報ではありません。まずは、丁寧に話を聴くことから始めます。また、場合によっては人事の窓口を紹介することもあります。相手には匿名にしてほしいなど、本人の意思を尊重していますので、安心して通報いただける体制を心がけています。

ひとりで悩む人を増やしたくない

画像3: 幾見 志穂

幾見 志穂

おふたりは前職でも内部監査にかかわるお仕事をされていたのでしょうか。

画像3: 横須賀 重太

横須賀 重太

私は幼少期にカナダに住んでいたこともあり、アメリカに本社を置く外資系企業で経理や総務の傍ら内部統制関連のお手伝いをしていました。アメリカは日本に比べて内部統制に力を入れているため、私自身も内部通報の調査を受けたことがあり、ヒヤッとした経験があります。認識違いによる通報だったためすぐに解決しましたが、制度がしっかりとしている企業だと驚いたのをよく覚えています。

画像2: 川真田 理乃

川真田 理乃

私はニュージーランドの大学院を出て日本に戻ってきましたが、就職した企業では相談したいことがあっても「相談する相手がいない」と孤独に感じた経験があります。

画像4: 幾見 志穂

幾見 志穂

ひとりで悩んでいる人を増やしたくないという想いは、ご自身の経験に基づくものだったのですね。

画像3: 川真田 理乃

川真田 理乃

そうです。私自身もひとり悩んでいましたが、解決の糸口は中々見つけられませんでした。もし、同じ思いを抱いている方がいれば、まずは一度お気軽にご連絡ください。トリドールの内部監査室には女性が2名いるため、案件柄ご希望があれば対応できます。原則、通報を受けた担当者が最後まで一貫して対応します。

画像4: 横須賀 重太

横須賀 重太

ご相談から1か月以内の解決を目指して動き、希望者には調査結果の報告を行っています。

画像: ひとりで悩む人を増やしたくない
画像: -トリドールグループの内部通報体制-

-トリドールグループの内部通報体制-

画像5: 幾見 志穂

幾見 志穂

とても丁寧に対応されているのですね。そして、担当者のお顔を知れると安心して相談できる気がします!おふたりとも語学が堪能なので、海外で働くグループ企業の従業員からの相談も受けられるのですね。

画像5: 横須賀 重太

横須賀 重太

いえいえ(笑)
今はweb・メール・電話での問い合わせを全て受け付けていますが、最近はweb上での問い合わせが主流です。
外部の専門会社を通しているので、外国語で届いたものは翻訳された状態で内部監査室に送られてきます。
つまり、日本で働く外国籍従業員も母国語での問い合わせが可能ということです。
もちろん匿名性は担保されますし、メールアドレスも伏せた状態で送られてきますので、個人の特定はほぼ不可能です。

コンプライアンスの精神が浸透した会社を目指して

画像6: 幾見 志穂

幾見 志穂

言語のフォローや女性従業員の駐在など、安心できる要素がたくさんありますね。
働く上ではとても心強い制度なのに、内部通報制度がなかなか浸透していないのは何故なんでしょうか。

画像4: 川真田 理乃

川真田 理乃

PSの入れ替わりが日常的に行われるので、新たに入社された方にはなかなか知っていただく機会がありません。ハンドブックへの掲載、内部監査室新聞の発行などを行っていますが、より一層継続的な周知が必要だと感じています。

画像6: 横須賀 重太

横須賀 重太

去年、社内でアンケートを実施したのですが「不正に遭遇した時に通報するか否か」という質問には約半数の方が否定的な回答でした。相談してもきちんと対応してくれるのか、不利益な扱いをされるのではないか、という回答にはグサッときましたね。内部監査室がどのような想いで活動しているのか、今回のインタビューで少しでも知っていただけると嬉しいです。

画像7: 幾見 志穂

幾見 志穂

私は労働組合に所属しているので同じく相談を受ける立場ですが、従業員の方々はどの部署に何を相談していいのか分からない、とおっしゃる方も多いですよね。

画像7: 横須賀 重太

横須賀 重太

内部監査室は、カテゴライズするとお金にかかわることや不正につながることが多いので、相談の線引きで悩まれる方も多いと思います。しかし、幅広く相談を受け付けていますので、気になることがあればいつでもご連絡いただければと思います。最近は長時間労働に関するご相談もいただきます。皆さんが抱いている内部通報の印象を少しでも和らげたいと思っています。

画像8: 幾見 志穂

幾見 志穂

では最後に、内部通報を積極的に活用してもらうことで、どういった会社にしていきたいとお考えでしょうか。

画像8: 横須賀 重太

横須賀 重太

コンプライアンスの精神が浸透した会社にしたいと考えています。何か「おかしい」と感じたときに、従業員一人ひとりが自分だけで悩まずに、声をあげられる組織にしたいです。
自然に誰かが声をあげる文化が根付くことで、社内に対する抑止力になりますし、クリーンな会社になっていきますよね。やってはいけないことを一人ひとりが理解することが大切です。

画像5: 川真田 理乃

川真田 理乃

相談できる窓口があることを知ってもらうことが一番大切だと考えています。不正を発見した時に、ひとりで悩まずすぐに連絡してほしいですね。「窓口があってよかった」とより多くの方に感じていただけるよう、これからも頑張ります。

画像: 2020年度内部通報データ

2020年度内部通報データ

画像3: 内部通報ってばれないの?
安心して通報できる環境を整備するためにできること。

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